Nhân viên hành chính

Mục tiêu công việc:

Nhiệm vụ chính:

Hành chính, Lễ tân:

• Trực điện thoại lễ tân đảm bảo chất lượng giao dịch và văn hóa công sở.
• Thực hiện các yêu cầu thanh toán chứng từ đảm bảo chứng từ thanh toán được hoàn thiện đúng, đủ, kịp thời.
• Nhận và xử lý công văn, tài liệu, hàng hóa văn phòng đảm bảo giao nhận đúng, đủ, kịp thời.
• Sắp xếp phòng họp, chuẩn bị đồ bảo hộ theo yêu cầu.
• Thực hiện thao tác trên phần mềm HRM và SAP đảm bảo dữ liệu nhanh, đúng, đủ, kịp thời
• Thực hiện và theo dõi đăng ký tạm trú tạm vắng cho nhân viên trong công ty và nhà thầu đảm bảo lao động địa phương khác và lao động nước ngoài tạm trú tại địa phương theo đúng quy định của pháp luật
• Quản lý chất lượng dịch vụ và sắp xếp phòng nghỉ cho lao động Việt Nam tại nhà ở của công ty theo đúng quy định.
• Thực hiện công việc phát sinh theo yêu cầu của Giám sát.
• Tổng hợp báo cáo theo yêu cầu.
  Xin cấp giấy phép cho lao động người nước ngoài:
• Thực hiện công việc xin cấp giấy phép lao động cho nhân viên nước ngoài đảm bảo tất cả lao động nước ngoài có hợp đồng dài hạn tại công ty có giấy phép lao động theo đúng quy định.
• Thực hiện công việc xin gia hạn thị thực cho lao động nước ngoài đảm bảo lao động nước ngoài tạm trú tại Việt Nam theo đúng quy định của pháp luật.
• Thực hiện công việc xin cấp đổi giấy phép lái xe cho lao động nước ngoài đảm bảo lao động nước ngoài có giấy phép điều khiển phương tiện giao thông tại Việt Nam.
• Thực hiện công việc xin cấp lý lịch tư pháp cho lao động nước ngoài đảm bảo lao động nước ngoài có đầy đủ hồ sơ pháp lý khi làm việc tại Việt Nam.
• Quản lý chất lượng dịch vụ và sắp xếp phòng nghỉ cho lao động nước ngoài tại nhà ở của công ty theo đúng quy định.
• Thực hiện công việc phát sinh theo yêu cầu của Giám sát.
• Tổng hợp báo cáo theo yêu cầu.
  Điều phối phương tiện:
• Bố trí phương tiện và sắp xếp lái xe theo các lịch trình cố định và không cố định
• Tổng hợp các lịch trình xe, tính OT, tiền vé cầu đường, vé xe, tiền ăn và các chi phí khác cho các lái xe
• Làm thông báo tai nạn và các thủ tục Bảo hiểm xe (Nếu có sự cố)
• Phối hợp với trưởng nhóm theo dõi bảo trì, bảo dưỡng, hợp đồng xe, đề xuất sửa chữa, thay thế khi xe có trục trặc.
• Theo dõi hợp đồng phương tiện đảm bảo hai bên thực hiện đúng cam kết về dịch vụ phương tiện.
• Theo dõi thời hạn đăng ký, đăng kiểm, bảo hiểm cho các phương tiện.
• Tổng hợp báo cáo theo yêu cầu
• Làm các công việc theo yêu cầu của giám sát,

Yêu cầu công việc:

• Trình độ: Tốt nghiệp cao đẳng/đại học
• Thành thạo tiếng Anh
• Có khả năng sử dụng tốt ứng dụng MS office
• Kỹ năng giao tiếp
• Kỹ năng tư duy và phân tích vấn đề
• Tổ chức công việc
• Tạo dựng quan hệ
• Quản lý thời gian
• Làm việc theo nhóm